Архивирование документов (архивация)

Все руководители со временем замечают, что за папками с бумагами уже едва заметно некоторых сотрудников, в особенности, бухгалтеров. Конечно, решить эту проблему можно, потратившись на дополнительные шкафы, загромождающие офисное пространство, но лучше провести архивирование документов. Обобщённо это совокупность действий по экспертизе ценности, систематизации, архивной обработке, частичному списанию и уничтожению документов постоянного, долгосрочного и временного хранения. В современных условиях сюда логично также отнести не только работу с бумажными экземплярами, но и создание цифровых копий.

Этапы архивации

• Подготовительные работы

Включают проведение анализа накопившихся в организации бумаг, выявление их состава, состояния, особенностей.

• Сортировка

На данном этапе отбирается и устраняется неактуальная и не подлежащая хранению по закону документация.

• Экспертиза научно-технической ценности

Экспертная оценка нужна для установления длительности хранения деловых бумаг; отбора документов на уничтожение, а также не представляющих политическую, историческую, хозяйственную ценность, но ещё подлежащих хранению. При проведении обязательно владеть типовыми, отраслевыми требованиями, устанавливающими длительность хранения!

• Логическая систематизация

Производится, чтобы упростить процесс поиска и последующей работы с документами. С этой целью бумаги компонуются по определенным признакам: периодам создания, отношениям к отделам, типам (например, бухгалтерского, технического, кадрового направлений).

• Ретроконверсия (оцифровка)

Это преобразование информации на бумажных носителях в электронный вид с формированием в базу данных. На этой стадии создаются цифровые копии документации любых форматов, в том числе чертежей. При необходимости для связанной информации строятся гиперссылки. Ретроконверсия является дополнительной гарантией сохранности данных, обеспечивает максимальное удобство работы с архивом: поиск электронных документов занимает пару минут, они не теряются, не утрачивают качество со временем, доступны откуда угодно.

• Переплет

Является неотъемлемым этапом архивирования, т. к. позволяет предупредить выемку бумаг и их неумышленную потерю. Благодаря переплетам дела компактно размещаются на стеллажах, ведь папка, состоящая из 250 листов, по толщине не превышает 40 мм.

• Составление описей

Осуществляется оформление и прикрепление титульных листов (с указанием количества и перечнем документов, сроков их хранения, архивных кодов).

• Каталогизация

Заключается в расстановке дел на местах их хранения (преимущественно с рассортировкой на полки по типам). Архивная компания Bizarch практикует размещение сформированных дел как в своем хранилище, так и у клиента, также вправе располагать у себя документацию Архивного фонда.

• Выделение к утилизации

Подготавливаются акты о выделении к уничтожению (для документации с истекшим сроком хранения до 1 января года, в котором они составляются).

• Шредерование с вывозом отходов

Измельчение бумаг выполняется, только когда экспертная комиссия рассмотрит и утвердит описи уничтожаемых дел. На утилизацию принимаются документы с вышедшими сроками хранения, в т.ч. имеющие степень секретности, картонные изделия и электронные носители.

Клиентам архивной компании Bizarch не нужно прилагать лишних усилий, остается лишь проверить качество оказанных услуг (составленных актов, протоколов, описей и т.п.).

Какие положительные моменты отмечают наши клиенты после архивирования

Плюсов действительно много, перечислять их можно долго, поэтому назовем хотя бы основные.

• В документации полный порядок, облегчается и ускоряется труд офисных работников (им не приходится по несколько дней ждать выдачу документа из архива либо – того хуже – переворачивать кипы бумаг).
• В случае плановой проверки для штрафов не находится оснований (мы отслеживаем и реагируем на любые изменения архивного законодательства).
• Отпадает необходимость тратиться на закупку дополнительной мебели, папок и скоросшивателей (после архивации освобождаются имеющиеся).
• В офисе становится просторно, на рабочих местах порядок.
• Даже после исполнения договорных обязательств можно проконсультироваться по правилам и срокам хранения/уничтожения документов.
• Нет оснований опасаться за утечку информации (договор содержит обязательства по соблюдению коммерческой тайны, работниками подписано соглашение о неразглашении).
• Не бывает неприятных неожиданностей в виде увеличения суммы в счете (если уменьшились или увеличились объёмы работ, после обсуждения сторонами изменения оформляются дополнительным соглашением).

В современных условиях важно умение быстро анализировать и принимать решения!

Обращайтесь к нам за архивированием, оно дешевле необоснованных переплат!