Все руководители со временем замечают, что за папками с бумагами уже едва заметно некоторых сотрудников, в особенности, бухгалтеров. Конечно, решить эту проблему можно, потратившись на дополнительные шкафы, загромождающие офисное пространство, но лучше провести архивирование документов. Обобщённо это совокупность действий по экспертизе ценности, систематизации, архивной обработке, частичному списанию и уничтожению документов постоянного, долгосрочного и временного хранения. В современных условиях сюда логично также отнести не только работу с бумажными экземплярами, но и создание цифровых копий.
Этапы архивации
- Подготовительные работы
Включают проведение анализа накопившихся в организации бумаг, выявление их состава, состояния, особенностей.
- Сортировка
На данном этапе отбирается и устраняется неактуальная и не подлежащая хранению по закону документация.
- Экспертиза ценности документов
Экспертная оценка нужна для установления длительности хранения деловых бумаг; отбора документов на уничтожение, а также не представляющих политическую, историческую, хозяйственную ценность, но ещё подлежащих хранению. При проведении обязательно владеть типовыми, отраслевыми требованиями, устанавливающими длительность хранения!
- Логическая систематизация
Производится, чтобы упростить процесс поиска и последующей работы с документами. С этой целью бумаги компонуются по определенным признакам: периодам создания, отношениям к отделам, типам (например, бухгалтерского, технического, кадрового направлений).
- Ретроконверсия (оцифровка)
Это преобразование информации на бумажных носителях в электронный вид с формированием в базу данных. На этой стадии создаются цифровые копии документации любых форматов, в том числе чертежей. При необходимости для связанной информации строятся гиперссылки. Ретроконверсия является дополнительной гарантией сохранности данных, ускоряет поиск и создаёт резервную электронную копию. Если закон требует хранить бумажный оригинал, его уничтожение после сканирования не допускается. Доступ к копиям предоставляется только авторизованным пользователям с учётом требований к защите персональных данных и конфиденциальной информации.
- Переплет
Является неотъемлемым этапом архивирования, т. к. позволяет предупредить выемку бумаг и их неумышленную потерю. Благодаря переплетам дела компактно размещаются на стеллажах, ведь папка, состоящая из 250 листов, по толщине не превышает 40 мм.
- Составление описей
Осуществляется оформление и прикрепление титульных листов (с указанием количества и перечнем документов, сроков их хранения, архивных кодов).
- Каталогизация
Заключается в расстановке дел на местах их хранения (преимущественно с рассортировкой на полки по типам). Компания принимает на хранение документы заказчика, которые могут законно храниться во внеофисном архиве. Документы Архивного фонда Российской Федерации передаются и хранятся с соблюдением Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, правил Росархива и требований соответствующего государственного или муниципального архива.
- Выделение к утилизации
Подготавливаются акты о выделении к уничтожению (для документации с истекшим сроком хранения до 1 января года, в котором они составляются).
- Шредерование с вывозом отходов
Измельчение бумаг выполняется, только когда экспертная комиссия рассмотрит и утвердит описи уничтожаемых дел. На утилизацию принимаются документы с истёкшими сроками хранения, в том числе конфиденциальные документы, не содержащие сведений, составляющих государственную тайну, картонные изделия и электронные носители.
Клиентам архивной компании Bizarch не нужно прилагать лишних усилий, остается лишь проверить качество оказанных услуг (составленных актов, протоколов, описей и т.п.).
Какие положительные моменты отмечают наши клиенты после архивирования
Плюсов действительно много, перечислять их можно долго, поэтому назовем хотя бы основные.
- В документации полный порядок, облегчается и ускоряется труд офисных работников (им не приходится по несколько дней ждать выдачу документа из архива либо — того хуже — переворачивать кипы бумаг).
- В случае плановой проверки для штрафов не находится оснований (мы отслеживаем и реагируем на любые изменения архивного законодательства).
- Отпадает необходимость тратиться на закупку дополнительной мебели, папок и скоросшивателей (после архивации освобождаются имеющиеся).
- В офисе становится просторно, на рабочих местах порядок.
- Даже после исполнения договорных обязательств можно проконсультироваться по правилам и срокам хранения/уничтожения документов.
- Нет оснований опасаться за утечку информации (договор содержит обязательства по соблюдению коммерческой тайны, работниками подписано соглашение о неразглашении).
- Не бывает неприятных неожиданностей в виде увеличения суммы в счете (если уменьшились или увеличились объёмы работ, после обсуждения сторонами изменения оформляются дополнительным соглашением).
В современных условиях важно умение быстро анализировать и принимать решения!
Обращайтесь к нам за архивированием, оно дешевле необоснованных переплат!
