Услуги хранения документов

В процессе финансово-хозяйственной деятельности создается большой объем бухгалтерской, финансовой, кадровой, проектной и управленческой документации. Согласно законам РФ, их большую часть необходимо хранить в течение четко установленных сроков. Для этого документы сортируют, систематизируют, подвергают архивной обработке и перемещают в архивохранилище.

Юридические лица с государственной формой собственности обязаны хранить документацию по основной деятельности на своей территории, что требует наличия архивохранилища, или передавать материалы для размещения в государственный архив. Коммерческие предприятия и организации могут хранить информационные носители не только у себя на территории, но и в компаниях, оказывающих соответствующие услуги.

Предварительная стоимость на отдельные виды услуг по подготовке, хранению и обслуживанию документов.

В данной таблице представлены примерные цены на услуги хранения документов:

Итоговый расчет стоимости за услуги по хранению документов в Москве для клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте цен. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих к передаче более 10000 папок действуют особые условия сотрудничества.

КТО ОКАЗЫВАЕТ УСЛУГИ ХРАНЕНИЯ АРХИВА ДОКУМЕНТОВ

Сегодня сфера потребительских услуг разнообразна, и услуги хранения архивов не являются чем-то новым. Услуги такого рода оказывают не только государственные архивы, но и профильные компании, имеющие в своем арсенале подходящие помещения, необходимое оборудование, квалифицированных работников и разрешительные документы.

Архивная компания «БизАрхив» оказывает услуги по хранению документов в Москве, при этом индивидуально рассчитает для вас стоимость архивирования. Услуги включают подготовку документации к архивации, экспертизу ценности, научно-техническую обработку, уничтожение потерявших актуальность материалов, сканирование, создание электронного архива, переплетные работы и размещение материальных носителей в архивохранилище. Широкий спектр предоставляемых услуг дает возможность решать задачи в комплексе.

Когда интересны услуги по хранению документов

Не каждая компания имеет свое архивохранилище по ряду причин. Основополагающей из них является отсутствие пригодных для этих целей помещений, которые должны иметь соответствующее оснащение и быть безопасными. Важна также и подготовка персонала, от квалификации которого зависит правильность ведения архива. Все это влечет за собой немалые расходы и требует ответственности. Поэтому услуги хранения архивов востребованы и представляют интерес в следующих ситуациях:

• когда компании или предприятия желают обеспечить сохранность бумажных носителей, защитить их от последствий неблагоприятных факторов;
• в случае переезда офиса компании на новое место она нуждается в месте размещения важной документации;
• когда хотят сохранить конфиденциальную информацию от разглашения;
• когда предприятие, имеющее большой архив, хочет освободить помещения и работников от непрофильной нагрузки;
• когда нет или не хватает площадей;
• в случае создания электронной версии архива.

До передачи информационных носителей в архивохранилище они маркируются штрих-кодами, информация о которых заносится в учетную базу с указанием краткой информации о предприятии, документе и месте расположения каждой единицы хранения на стеллажах. Такая информация содержит все необходимые данные и обеспечивает удобство доступа и пользования к переданным на хранение материалам.

Преимущества внеофисного хранения

Компании, которые заказывают услуги архивного хранения документов в Москве, в итоге получают:

• значительную экономию на закупке оборудования, аренде и содержании помещений, зарплате специалистов и их профессиональной подготовке;
• уменьшение эксплуатационных расходов, издержек на хранение и управление документами;
• обеспечение физической целостности документов, поддержание микроклиматических условий, защиту от пожара, наводнения и т.д.;
• защиту от утечки данных (доступ к информации имеет только узкий круг лиц);
• дублирование документов в электронном виде.

Архивные компании отвечают за сохранность деловых бумаг, соблюдают корпоративную этику и конфиденциальность. Внеофисное хранение документов – это эффективное решение, к которому приходит все больше участников рынка.