Электронный архив

Современный бизнес стремительно переходит на электронный документооборот. Помимо временной и финансовой экономии, ЭДО гарантирует сохранение больших объемов данных без организации специального помещения. Чтобы не создавать собственную систему хранения электронных данных, некоторые компании предпочитают переводить эту функцию на аутсорсинг.

Эффективным и практичным решением перечисленных проблем является создание электронного архива документов и переход на электронный архив документооборота компании. В отличие от документов на бумажных носителях, электронные образцы могут эффективно обрабатываться. Поиск необходимого документа в электронной базе займет всего пару минут, а доступ к информации смогут получить одновременно несколько сотрудников.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ ПО ПЕРЕХОДУ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ.

Итоговый расчет стоимости услуг создание и хранение электронных документов в архиве для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих сканированию объеме более 100 000 страниц действуют особые условия сотрудничества.

Доверив хранение юридически значимых электронных документов, сканов и различного цифрового контента «БизАрхив», вы получаете надежную и защищенную систему управления контентом вашей организации. Помимо этого, мы предоставляем услуги по переводу бумажных носителей в электронный вид, текстовому распознаванию, индексации, формировании электронных книг, внедрению различных информационных систем и их настройки, экспорта и аналитики данных. Наши специалисты с многолетним опытом работы в сфере автоматизации процессов хранения и работы с данными, оперативно выполнят поставленные задачи.

Что такое электронный архив и его преимущества

Электронный архив документов организации представляет собой цифровой аналог бумажного. Главное его отличие и достоинство в том, что для виртуальных папок не требуется место на полках, нет надобности в особом помещении и специальных условиях хранения. Электронный документ или необходимая информация находится в считанные секунды благодаря автоматизированной системе.

Использование системы электронный архив, как и системы хранения корпоративного контента предоставляют дополнительные преимущества:

• цифровой документ не может потеряться, размокнуть, сгореть при пожаре, как бумажный, то есть риск его утраты сведен к минимуму;

• найти его можно за несколько секунд, в то время как поиск бумаги, отправленной в архив могут потребоваться часы, а то и сутки;

• работать с документом может одновременно несколько человек, непосредственно со своего рабочего места;

• повышенный уровень безопасности (ограничение пользовательских прав, создание резервной облачной копии, расположение серверов на разных устройствах);

• массовая выгрузка и возможность оперативно предоставить документы в надзорные органы;

• возможность масштабирования объема хранимых данных.

Большинство пользователей уверены, что для организации электронного архива достаточно подготовить и загрузить сканы-копии документов. Но цифровой архив — это не просто набор файлов. В него также должны входить и цифровые оригиналы. Подлинником признается цифровой документ, который не имеет бумажного аналога и изначально существовал в электронном виде с соответствующей подписью.

Сканы бумажных носителей признаются копиями, а не оригиналами, поэтому они больше применяются для внутреннего использования и упрощения внутренних процессов.

Правила организации электронного хранилища документов

Сегодня существует обширная законодательная база по работе с электронными документами. При организации архива компании могут опираться на следующие документы:

• Приказ Росархива от 15 июня 2020 № 69;

• № 125-ФЗ от 22 октября 2004;

• Приказ Министерства Культуры России № 526 от 31 марта 2015;

• ФСБУ 27/2021.

На их основании можно выделить общие правила, обязательные для любых учреждений:

• В архиве электронной документации можно хранить только оригиналы. Таковыми признаются файлы формата PDF/A с текстовой или иной информацией, с метаданными и электронной подписью. Последняя прикладывается в виде отдельного файла.

• Оборудование для электронного архива предприятия должно располагаться на территории РФ. Это может быть как сервер компании, так и отдельный провайдер.

• Обязательно формируется резервная копия на случай поломки оборудования и других форс-мажорных обстоятельств.

• Доступ к электронной документации предоставляется только с разрешения руководителя учреждения.

• Все документы систематизируются по тематике и составу.

• Хранение архивных документов в системе осуществляется в соответствии со сроками, утвержденными законодательством.

• Обеспечение безопасности (исключение риска утраты, уничтожения или изменения материалов, несанкционированного доступа).

Периоды хранения документации

Требования к срокам хранения цифровой документации такие же, как и к бумажной. Отсчет ведется с года, следующего за датой подписания. Если документ был создан в октябре 2021 года, его срок хранения начинается с 01.01.2022. По его истечении бумага подлежит уничтожению.

Период сохранения документации определяется ее разновидностью:

• 5 лет — документы бухучета;

• 10 лет — отчеты;

• 50-75 лет — кадровая документация.

Разновидности электронного архива документов

Электронный архив можно физически размещать в разных местах. Но стоит учесть, что от выбора локации зависит безопасность и сохранность документации.

Облачный

Архив организуется на стороннем сервере, управляемом провайдером. Последний предоставляет компании часть облачного хранилища, куда можно поместить документацию. Управление архивом осуществляет сотрудник, уполномоченный выдавать доступ и настраивать действия (скачивание или просмотр). Вход в систему электронного архива осуществляется через интернет.

Такое решение имеет несколько плюсов:

• обеспечение контроля и безопасности;

• нет необходимости расширения собственного сервера организации;

• легкая масштабируемость;

• доступная стоимость услуги.

Локальный

Такое решение располагается на локальных ПК или на собственном сервере компании. Это трудоемкий процесс, требующий детальной проработки технического задания и больших финансовых затрат на внедрение и его дальнейшее сопровождение. Преимуществом такого подхода является то, что хранимые данные находятся в защищенном контуре самой организации и нет зависимости от внешнего провайдера хранения данных. 

СЭД и СХЭД

СХЭД (система хранения электронных документов) может быть частью СЭД (системы электронного документооборота) или самостоятельным вариантом. В обоих случаях имеется интегрированное облачное хранилище. Подписанная документация автоматически заносится в архив. У подобного решения есть множество плюсов:

• Повышенный уровень безопасности. Гибкие настройки доступа создают надежную защиту для хранилища от проникновения случайных лиц.

• Хранение юридически значимых документов в рамках установленных законодательством сроков.

• Облегченный поиск. Документ можно отыскать за несколько секунд по заданным атрибутам.

• Автоматизация пользования электронным архивом. Настраивается формирование номенклатуры, документы с истекшим сроком хранения автоматически удаляются.

• Интеграция с разными серверами. Автоматизация хранения документов в электронном архиве позволяет обмениваться данными с другими учреждениями, передавать их в надзорные органы.

• Простота в использовании. Система позволяет систематизировать документы по любым атрибутам, упорядочивая их в соответствии с предпочтениями пользователя.

Формирование электронного архива в учреждении

Процесс проходит в несколько этапов, каждый из которых требует грамотного выполнения и строгой последовательности действий. 

Подготовка

Подготовительный этап включает в себя ряд процессов:

1. Определение функциональности архива. Необходимо понять, какие функции хранилища наиболее востребованы, а также выявить актуальные источники получения информации.

2. Определиться с видами хранимых документов (юридически значимые документы, сканы, иной цифровой контент).

3. Анализ документооборота. Важно провести аудит документации, составить перечень бумажных материалов, требующих оцифровки.

4. Спланировать очередность внедрения блоков в архив. Они могут содержать информацию различной тематики.

5. Назначить сотрудников, которые будут принимать участие в создании архива.

6. Определить, в каком порядке будут приниматься документы, составить опись.

7. Выбрать провайдера, установить техническую базу.

8. Утвердить регламент перехода на ЭДО, в том числе в области сбора и хранения данных.

9. Внедрить систему в своей организации. 

10. Обучить сотрудников пользованию системой.

Оцифровка и систематизация документов

Когда техническая база подготовлена, осуществляют оцифровку бумажных носителей и переносят в систему хранения юридически значимые электронные документы. Рациональнее сначала внести в базу цифрового архива документы за последний год, так как они чаще всего востребованы. 

Данную работу должны осуществлять опытные и компетентные специалисты. К СХЭД предъявляется множество федеральных требований, поэтому отнестись к этому процессу нужно максимально ответственно.

Внесение цифровых документов в электронный архив

На заключительном этапе вся цифровая документация систематизируется и вносится в электронный архив или СХЭД. Далее работа с документацией осуществляется на основании установленных правил и регламентов.

Перспективы развития СЭД

Электронный документооборот становится все более востребованным. Этому способствует и законодательство, которое продолжает делать шаги в сторону ЭДО. Начиная с 2023 года, представители компании не смогут ставить подписи от ее имени без цифровой доверенности. Автоперевозчики также обязаны оформлять первичную документацию в электронном виде. К концу 2024 года планируется полный перевод в СЭД кадровых, транспортных, налоговых документов.

Подобные тенденции ставят компании перед выбором: расширять собственные сервера или обращаться к провайдерам и отдавать функцию хранения цифровых документов на аутсорсинг. Последнему варианту отдают предпочтение многие юридические лица.

Преимущества обращения в «БизАрхив»

Наша компания предоставляет услуги по созданию электронного архива и СХЭД, что позволяет оптимизировать работу учреждения и обеспечить сохранность электронных документов. Преимущества организации данного процесса с помощью наших специалистов очевидны:

• использование современных IT-систем;

• контроль доступа сотрудников к документации с учетом предоставленных прав;

• гарантия своевременного автоматизированного сбора информации;

• исключение риска утраты или повреждения документов;

• подтверждение подлинности электронных документов на протяжение всего их срока хранения; 

• наличие специалистов с многолетним опытом работы с различными СЭД и СХЭД.

Мы проводим весь объем работ по подготовке к организации электронного хранилища, настраиваем систему и экспорт данных, обучаем пользователей и оказываем техническую поддержку внедрений.