Опись личного дела – хранение дел сотрудников в отделе кадров

 

При поступлении нового сотрудника в организацию на него оформляется личное дело — набор кадровых документов, отражающих статус и трудовую активность работника. Оно хранится в металлическом сейфе, доступ к которому есть у ограниченного количества лиц. При увольнении сотрудника его дело передается на хранение в архив организации. К помещению хранилища предъявляются строгие требования: в нем должны быть созданы соответствующие условия, выдержан определенный режим температуры и влажности.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ЦЕНА НА ОТДЕЛЬНЫЕ ВИДЫ УСЛУГ ПО ПОДГОТОВКЕ, ХРАНЕНИЮ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ И ОБСЛУЖИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Название услуги	Единица услуги	Ориентировочная стоимость
Архивная коробка с крышкой и уникальным номером	коробка	от 65 руб.
Составление реестра на передаваемые дела (опись)	позиция	от 10 руб.   итоговая стоимость зависит от количества введенных символов
Транспортировка документов	коробка	от 40 руб.
Приемка и размещение на стеллажах	коробка	от 15 руб.
Услуги хранения	коробка за месяц	от 20 руб.
Доставка коробки в офис клиента	коробка	от 40 руб.
Перевод в электронный вид по запросу и передача клиенту	документ	от 30 руб.   итоговая стоимость зависит от количества листов в документе
Отбор и измельчение документов на шредере	папка	от 5 руб.

Итоговый расчет стоимости услуг дистанционного хранения документов для каждого клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих к передаче более 10000 папок действуют особые условия сотрудничества.

Далеко не все фирмы и предприятия готовы нести затраты, связанные с оснащением архивного помещения и подготовкой документации для последующей передачи на хранение. Рациональнее перевести эту задачу на аутсорсинг. Наша компания обеспечивает надежную сохранность личных дел, а также предоставляет профессиональные услуги по их упорядочению и обслуживанию. Передавая в “БизАрхив” функцию архивного хранения, вы снимаете нагрузку с сотрудников отдела кадров своей организации и сокращаете расходы, не беспокоясь о безопасности и конфиденциальности личной документации. 

Что входит в личное дело сотрудника

Оформлять личное дело на сотрудников обязаны не все предприятия. В силу закона 27.07.2004 № 79-ФЗ это требование предъявляется только к муниципальным организациям, по отношению к госслужащим и военным, а также работникам, с которыми заключен трудовой договор в коммерческих компаниях. В остальном работодатели решают этот вопрос по своему усмотрению. Но большинство из них предпочитает вести учет для соблюдения порядка в документации отдела кадров.

Для коммерческих организаций не существует четких предписаний со стороны законодательства, как вести и хранить личные дела сотрудников. Руководитель самостоятельно прописывает правила в локальном нормативном акте, опираясь на следующие законодательные документы:

• Трудовой кодекс;

• приказ Росархива от 31.07.2023 № 77;

• свод правил, утвержденных Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Для госучреждений существуют особые законодательные акты, в которых регламентирован порядок ведения документации личного состава: Закон о госслужбе, Положение, утвержденное президентским указом от 31.05.1999 № 680 в редакции от 27.03.2023 № 202.

Личное дело представляет собой папку-скоросшиватель толщиной до 4 см и не более 250 листов. Если их больше, оформляется следующий том. На титульном листе указано наименование учреждения, структурное подразделение, номер дела и тома, ФИО сотрудника. Все листы нумеруются по нарастающей.

Традиционно состав дела включает:

• внутреннюю опись документации (заводится в день приема работника);

• личный листок и дополнение к нему по ведению учета кадров;

• анкету;

• автобиографию работника;

• заявление при оформлении на работу;

• должностную инструкцию;

• предоставленные характеристики и рекомендации;

• личные заявления работника;

• трудовой договор и соглашения, которые его дополняют;

• копии всех приказов, относящихся к сотруднику за весь период его работы в организации;

• аттестационные листы;

• результаты медосмотров;

• отзывы других специалистов о сотруднике;

• лист-заверитель.

Трудовую книжку, оригиналы документов, личную карточку работника недопустимо хранить в деле.

Папка пополняется новыми документами в течение всего периода работы сотрудника. Если какой-то из них временно изымается, ответственный представитель отдела кадров помещает внутрь справку о том, по какой причине, на какой срок и кому была передана бумага. Хранение в личном деле работников в архиве документов, в которых присутствуют персональные данные (копии паспорта, СНИЛС, образовательных дипломов и других) возможно только при наличии письменного подтвержденного согласия сотрудника. Этот документ также прикладывается к личному делу. При увольнении работника последним подшивается приказ о расторжении трудового договора.

Продолжительность хранения личных дел

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров осуществляется в несгораемом шкафу или сейфе из металла. После увольнения дело завершается и направляется в архив. Сроки хранения личных дел работников после увольнения утверждены Росархивом (Приказ от 20.12.2019 №236):

• 75 лет, если личное дело завершено до 01.01.2003;

• 50 лет при завершении делопроизводства после 01.01.2023.

Личное дело передается в архив спустя год, но не позднее трех лет после увольнения сотрудника. Порядок проведения процедуры и сроки хранения личных дел в архиве строго регламентированы.

Подготовка личного дела для передачи в архив

Первое, что необходимо сделать кадровому персоналу организации, ответственному за передачу дела по личному составу в архив, — это изъять все копии документов с персональными данными. Их необходимо сразу уничтожить или обезличить в случае утраты необходимости в их хранении. Если организация не сделает это своевременно, при обнаружении нарушений в ходе проверки может быть назначен штраф за незаконное хранение и использование персональной информации.

Когда из личного дела изъяты все лишние бумаги, приступают к его раскладке. Изымаются все скрепки. Документы в папке располагаются в хронологическом порядке:

• блок документов о приеме на работу, датированный одним днем (первой располагается копия приказа);

• копии приказов, относящихся к сотруднику;

• подлинники заявлений;

• уведомления сотрудника;

• заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

Документация в личном деле нумеруется и фиксируется во внутренней описи. По завершении делопроизводства в конце делается итоговая запись, в которой указывается количество листов внутренней описи (последняя заверяется ответственным лицом) с реквизитами документов и их номерами. На обложке ставится дата открытия дела и его завершения, а также срок хранения.

От 4 до 20 личных дел могут быть объединены в наряды. Обязательна ли опись каждого личного дела в этом случае, решается индивидуально. Если она отсутствует, в начале наряда указывается перечень всех включенных в него бумаг: он размещается после обложки.

Если уволенного сотрудника через некоторое время вновь принимают на работу в ту же организацию, на него заводят новое личное дело. Прежнее остается в архиве и не возвращается.

Учет дел, переданных в архив, ведется по годам увольнения сотрудников. Личные карточки работников помещаются в соответствующее дело, независимо от сроков приема на работу. Если в дальнейшем по каким-то причинам понадобится найти личное дело сотрудника, архивисту сообщается дата и номер приказа об увольнении, которые должны быть зафиксированы в журнале регистрации или алфавитной книжке организации. Далее поиск документа ведется по архивному номеру, который присваивается делу при передаче на хранение.

Как организовано хранение личных дел сотрудников в архиве

Все единицы хранения внутри архива заносятся в сводную опись, в ней каждому делу присваивается уникальный номер. Если функцию хранения берет на себя организация, она должна выделить для этого специальное помещение, соответствующее условиям:

• оснащение противопожарной безопасностью;

• наличие вентиляции;

• постоянные показатели температуры и влажности.

Для освещения помещения допустимо использовать лампы накаливания в плафонах, светодиодные, люминесцентные. 

Дела помещаются в специальные короба для хранения. Они, в свою очередь, расставляются на стеллажах. При необходимости архивист может в короткие сроки найти и предоставить любой документ.

Каждая организация должна своевременно передавать в архив дела уволенных сотрудников. Но так происходит далеко не всегда. Многое зависит от компетентности и загрузки персонала отдела кадров, контроля руководства, наличия условий для хранения документации. Нередко случается так, что процесс передачи не налажен. Дела накапливаются, требуя разбора и систематизации. Нередко, документы теряются или могут быть повреждены. 

Передача в архив накопившихся личных дел сразу за несколько лет также предполагает множество затруднений. Это сложная работа, требующая предельной внимательности, большого количества времени и числа сотрудников, поэтому риск ошибок повышается в разы. Неправильный учет может создать сложности при поиске нужного документа в будущем.

Преимущества передачи процессов упорядочения  и хранения личных дел уволенных работников  на аутсорсинг. 

Чтобы соблюсти все требования законодательства к хранению личных дел, организации необходимо иметь в штате опытных специалистов и помещение с определенными условиями. Далеко не все учреждения и предприятия готовы нести такие затраты.

В этом случае легче и экономнее передать личные дела уволенных работников на упорядочение и хранение в специализированную компанию. «БизАрхив» оказывает профессиональные услуги архивирования и хранения документации. Клиенты получают:

• архивохранилища, оснащенные современными системами безопасности и пожаротушения, прошедшие аудит на соответствие условиям хранения бумажных носителей информации;

• хранение документов в специальных коробах, маркированных штрих-кодом;

• предоставление доступа к документации ограниченному числу лиц;

• предоставление полного комплекса услуг по подготовке к хранению и приему документации.

Особенности хранения оцифрованных документов

Цифровая документация подлежит архивации и передаче на архивное хранение в такие же сроки, как и бумажных носителях. Она направляется в СХЭД — систему хранения электронных документов, может размещаться отдельно или интегрироваться в ЭДО организации. Перед передачей в архив электронные дела приводятся к единому формату. Если в наличии есть и бумажные документы, они подлежат оцифровке. 

Частная компания может организовать собственную СХЭД или передать функцию на аутсорсинг. «БизАрхив» предоставляет эту услугу с применением современных IT-решений, гарантируя безопасность и резервное копирование данных. Нашим клиентам доступен тестовый режим, консультации и техническая поддержка. Доступ к информации предоставляется ограниченному кругу лиц.

Таким образом, передача и дальнейшее хранение дел уволенных сотрудников в архиве — кропотливая работа, требующая высокой квалификации персонала отдела кадров, контроля руководства, наличия специальных систем и помещения для хранения. Если компания не готова нести расходы на организацию требуемых условий, она может передать эту функцию на аутсорсинг, сэкономив не только финансы, но и время.