Хранение документов
БизАрхив хранит документы клиента во внеофисном архиве.
Хранение документов в архиве «БизАрхив» в Москве выстраиваем с учётом требований Федерального закона 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и правил работы с персональными данными (152-ФЗ). Короба размещаются на охраняемом складе с круглосуточным видеонаблюдением; каждому коробу присваивается уникальный номер и выполняется штрихкодирование для быстрого поиска и выдачи.
На объекте поддерживается температурно-влажностный режим хранения: контролируются температурный режим и влажность воздуха, чтобы бумажные носители сохраняли читаемость на весь срок договора. При подготовке к государственному хранению помогаем с оформлением описей и сопровождением согласования на ЭПК.
В договоре фиксируем порядок доступа, ответственность сторон и условия страхования ответственности. По запросу предоставляем закрывающие документы и сертификат по итогам работ — в объёме, согласованном при обследовании архива.
Вопросы и ответы
Какой минимальный срок и объём хранения документов вы принимаете?
Мы принимаем документы на хранение от одной коробки (архивного короба). Минимальный срок хранения — один месяц; для большинства клиентов удобнее договор от трёх месяцев с возможностью продления. Точный объём и срок фиксируем в договоре после бесплатного обследования архива у вас в офисе.
Как обеспечивается конфиденциальность переданных документов?
Документы хранятся в современных архивных складах со стеллажами, системами безопасности и контроля доступа. Объект охраняется круглосуточно, ведётся видеофиксация. В помещение с коробами клиентов имеют доступ только уполномоченные сотрудники «БизАрхив» по регламенту.
Как быстро можно получить документы обратно из архива?
Нужные материалы можем доставить нашим транспортом на следующий рабочий день в ваш офис. По запросу возможно получить документы в день обращения прямо из архива либо направить электронные копии отдельных страниц.
В каких условиях хранятся документы (температура, влажность, охрана)?
Хранение организовано по правилам архивного дела: оборудованные склады, стеллажное размещение, охрана и контроль доступа. Условия подбираются так, чтобы обеспечить сохранность бумажных носителей на весь срок договора.
Что входит в стоимость хранения, а что оплачивается отдельно?
В базовую стоимость обычно входит приём, размещение и хранение коробов на складе. Отдельно могут тарифицироваться выдача и доставка документов, переупаковка в архивные короба, опись, сканирование по запросу и другие дополнительные работы — их состав и цены указываем в смете до заключения договора.
